ORGANIZACIONES MATRICIALES

A estas alturas y en este foro no creo necesario explicar en qué consiste una organización matricial y sus ventajas pero seguro que va ser interesante compartir experiencias en este ámbito poniendo el acento en las dificultades y las claves del éxito de acuerdo con nuestra experiencia.

La primera premisa para que una organización matricial funcione es el “buen rollo”, y con este término tan poco académico y poco sofisticado quiero pasar un mensaje potente sobre algo que es fundamental para el éxito de una organización de este tipo.

Ya es difícil que una estructura jerárquica alcance grandes metas si no existe una relación fluida, clara y transparente entre sus miembros, pero aún más difícil, y yo diría imposible, en una organización de tipo matricial.

Y es que la jerarquía clara y diáfana puede enmascarar en algunos casos la existencia de actitudes o posicionamientos poco comprometidos, pero la organización matricial es especialista en aflorarlos.

En una relación jerárquica, por concepto, y más si el nivel de exigencia por parte de los directivos es el adecuado, puede pasar desapercibida una cierta incompetencia para el trabajo en equipo, la incapacidad para compartir recursos o falta la de implicación más allá de la exigencia del propio puesto.

En una organización matricial, estos son valores imprescindibles que de no existir, no solamente van a imposibilitar el funcionamiento de la misma sino que van a provocar un autentico vértigo y descontrol.

Es condición pues, antes de abordar una organización de este tipo, contar con las personas adecuadas y asegurarnos de que estas competencias que hemos comentado están presentes, de forma deseable en toda la organización, pero de forma imprescindible en las personas clave que van a ocupar puestos de responsabilidad a nivel funcional u operativo.

Una de las claves del éxito de este tipo de organizaciones es también que las áreas funcionales que van a prestar servicios de forma transversal a todas las líneas de negocio, áreas geográficas, líneas de producto o proyectos concretos,  según sea el tipo de organización matricial, interioricen de una forma inequívoca que esos son sus “clientes internos”, a los que hay que dar servicio para asegurar que el resultado es la satisfacción del cliente final, que en definitiva es la razón de ser de la compañía. Es un cambio cultural.

Recuerdo el caso reciente de un departamento de logística donde siempre habían “visto” las delegaciones de la empresa como unos “pesados” que se quejaban  de las entregas, los plazos y los envíos incompletos. Después de ese cambio cultural ven a las delegaciones como verdaderos clientes, exigentes... claro, porque en definitiva es así como van a poder dar mejor servicio al cliente final que es el de todos.

Es muy importante que muchos de los “recursos” humanos de la organización que van a encontrarse con dos jefes aprendan a funcionar así. No es fácil a veces, pero con formación y una buena comunicación y organización inicial se supera.

Es fundamental que los directores funcionales y los de área, negocio o producto, trabajen en equipo, con empatía, entendiendo las necesidades de la organización por encima de las de su propio departamento y que en este desarrollo estén acompañados por la organización adecuada que fija las reglas del juego y que van a ser muy distintas según el tipo de empresa y según el perfil de los directivos de la misma.

Esta organización de la que hablamos puede ser muy simple o muy complicada, pero lo que debe contemplar siempre es quien es el responsable de cada cosa, de cada tarea, de cada objetivo..., quien debe autorizar, quien debe ser consultado o quién debe ser, simplemente, informado. Y además, algo que cuesta mucho de integrar en nuestra mente y no estamos acostumbrados, que haya dos responsables, muchas veces, de un mismo objetivo.

Cuántas veces hemos discutido con los Directores comerciales y de operaciones sobre las dificultades para cumplir sus objetivos el primero si las fábricas no cumplen los plazos, o el segundo por lo apretado de los plazos y las “concesiones” del departamento comercial a los clientes.

Y tienen razón, nadie puede cumplir sus objetivos de forma individual salvo departamentos aislados con misiones muy específicas, cada vez más raros en las organizaciones y está claro que el trabajo en equipo y los objetivos compartidos son, a nuestro entender, elementos fundamentales para el éxito.

Por su importancia, seguiremos hablando de organizaciones matriciales en otros posts pero creo sinceramente que hemos empezado por lo más esencial, las personas. Y es que sólo con las personas adecuadas podremos conseguir que la matricial nos aporte la fuerza y energía que necesitamos para desarrollar todo el potencial de nuestra empresa como consecuencia del desarrollo, a su vez,  del potencial de cada uno de sus empleados.

Saludos

Francesc