CÓMO MEJORAR LA EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD EN LA OFICINA

Cuando analizamos líneas productivas en fábrica disponemos de muchas herramientas para trabajar la mejora de productividad en base a métricas de actividad tradicionales y de probada efectividad, aunque a muchos, a veces con razón,  les produzca urticaria el hablar de tiempos concedidos, descansos, actividad y primas de producción.

Sin embargo, cuando se trata de trabajos indirectos, difícilmente medibles por estos métodos, nos encontramos un gran vacío y no sabemos qué más se puede hacer además de “estar encima” y poner objetivos.

Es verdad que hemos realizado muchas veces estudios de cargas de trabajo que dan muy buena información y son útiles para dimensionar plantillas, pero no nos proporcionan información “real” de a qué dedica su tiempo, cada día,  aquel colectivo que hemos estudiado y que en principio debería tener un patron, más o menos óptimo, de reparto de su tiempo laboral.

Oficinas clásicas llenas de personal administrativo, oficinas técnicas con muchos ingenieros y proyectistas, servicios centrales con “pulls” administrativos, contables, recursos humanos, etc.

Es en estos casos donde por fin tenemos herramientas como WORK METER, que he descubierto recientemente, que pueden ayudarnos a mejorar día a día, dándonos información real y contrastada de a que dedica su tiempo nuestro personal y además sin sentimiento de “intrusismo” por su parte ya que en muchos casos los usuarios participan del diseño y parametrización de la propia herramienta.

Que es WORK METER?

Os pongo un ejemplo casi real (casi porque el ejemplo es real, pero la empresa simulada por confidencialidad):

Reunión con el Director de ingeniería de una gran oficina técnica especializada en el sector ferroviario:

WM – “Buenos días, nos ha llegado su mensaje interesándose por nuestras herramientas de mejora de productividad ... etc.”

Cara de incredulidad del Director que nunca ha encontrado nada que le satisfaga en este sentido, aunque le han ofrecido sistemas de control y seguimiento de actividad de los empleados que no le han convencido por uno u otro motivo.

WM -  “Usted sabe a que dedican el tiempo sus ingenieros?”

Él lo tiene claro y responde: ...  “aunque no lo puedo garantizar con precisión, de lo que si estoy seguro es de que ninguno de nuestros ingenieros está diseñando, dibujando o calculando menos de cuatro horas diarias y el resto del tiempo lo pasa en reuniones dentro o fuera de la oficina, aparte de los tiempos lógicos de descanso”

Tenía en su cabeza, según nos dijo,  un 60% del tiempo, lo que daría unas 4,8 horas de promedio por día y empleado.

Se le preguntó qué pasaría si eso no fuera así y él respondió que la empresa ya habría cerrado en ese caso, porque su “producción” son los planos, esquemas, dibujos y soluciones y con una producción inferior al 50% del tiempo no serían capaces de llevar adelante los proyectos de forma rentable.

Se le pidió hacer una prueba e instalar WM en los puestos de trabajo de esos ingenieros para validar sus impresiones y con el objetivo de controlar, única y exclusivamente, cuánto tiempo de su jornada laboral dedicaban a la “producción” como él le llamaba.

No interesaba para nada a que dedicaban el resto del tiempo, únicamente cuanto dedicaban a “producción”.

!Hecha la prueba no llegaba el resultado a dos horas diarias de promedio!.

¡Qué alejados estaban esos técnicos del modelo de gestión de tiempo que la empresa “consideraba” necesario para ser rentables!

Qué pasaría si efectivamente “produjeran” las cuatro horas, ni que fueran tres, para irse acercando al óptimo en tareas de “producción”?

Es obvio que esa mejora de productividad repercutiría directamente en los plazos de entrega, en la calidad de los acabados y ajustes, en la satisfacción del cliente y en definitiva en la cartera de proyectos que serían capaces de gestionar con el mismo colectivo, el cual podría, a su vez, verse beneficiado de una prima de productividad acorde con la mejora.

Qué pasa si además esos ingenieros, en vez de sentirse “controlados”, entienden (entre otras cosas porque se les explica bien) que se les está ayudando a gestionar mejor su tiempo y a ajustarse lo mejor posible a un patrón que previamente puede haberse confeccionado también con su opinión y experiencia?

Porque probablemente, si se les hubiera hecho la misma pregunta que a su jefe, la respuesta hubiese sido parecida.

Y si además se les explica que el resto de tiempo no ajustado al patrón de “producción” no interesa porque es obvio que hay muchas otras cosas, reuniones , actividades , más o menos productivas, que son necesarias para realizar sus trabajo? ... pues aun mejor: “menos sensación de “control”.

Esta es pues una herramienta que produce, en general, pocos rechazos.

En la práctica se acaban controlando más cosas que se incluyen dentro de lo que sería el patrón productivo, pero siempre con el mismo espíritu: no interesa ni nadie “ve” a que se dedica el resto del tiempo “no productivo”.

Así pues acaba siendo considerada tiempo productivo cualquier consulta a wiki pedía o a hemerotecas cuando se trata de puestos de trabajo en empresas editoriales; los son las consultas a webs de proveedores o clientes, cuando se trata de servicios de compras o comerciales; las consultas a webs “meteo” en empresas para las que el clima es un indicador importante para su actividad. Y así en cada caso.

Al final diseñamos un patrón de acuerdo con los propios usuarios que se acaba convirtiendo en un gran aliado para mejorar su productividad y que puede traducirse en objetivos con incentivos asociados a esta mejora.

Se trata finalmente de saber cuánto tiempo dedicamos a todo aquello que está relacionado con nuestro trabajo y no nos importa a que dedicamos el resto del tiempo.

Buena herramienta esta de WORK METER. La estoy probando en nuestro equipo y estamos aprendiendo mucho sobre nosotros mismos, empezamos a medir “nuestro tiempo” y ese es el primer paso para mejorar la Gestión del mismo... y no es poco... se trata de “NUESTRO TIEMPO”... pocas cosas tienen más valor.

Escribiré más sobre WM, seguro.  Cuanto más lo conozco más me gusta.

Pedídnoslo si os interesa saber más sobre esto.

f_gonzalez@icsarrhh.com

administracion@icsarrhh.com

Un saludo

Francesc