MÁS SOBRE LA MEJORA DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Hace poco comentaba la necesidad de mejorar mi productividad “ganando” tiempo a base de regular todos los inputs que me “atacan” por mail, teléfono, Twitter, Facebook, LinkedIn… y el objetivo de poder dedicar ese tiempo “recuperado” a tareas de calidad, como… pensar y planificar.

Debo decir que ya he ganado bastante pero me he dado cuenta que debemos tener una actitud vigilante y hacer “mantenimiento” permanente ya que los canales informativos por los que nuestros datos son accesibles deben ser muchos y los pesados agresores internaúticos incansables y variados.

 Esta semana he añadido dos nuevas reglas de envío directo a papelera para una cámara de comercio catalano no se qué y un semanario on-line para Directivos, y es que si lo vamos dejando llega un momento en que más de la mitad de los mails que recibimos no nos interesan.
Necesitamos seleccionar e ignorar cosas que nunca leeremos ni haremos aunque marquemos la banderita roja del to-do.
Hablando del To-Do, hace unos días leí un interesante artículo en la Harvard Business Review, de estos que lejos de fomentar la manía de la originalidad solo intentan decir cosas sensatas y prácticas, y mira por donde me han ayudado a mejorar algo que os comento.
La historia empezaba con una niña que le dice a su mamá que le gustaría ir a comprar unos zapatos y ésta le dice que de acuerdo y que irán la semana próxima. La niña no se conforma con la respuesta y pregunta… qué día? La mamá le contesta que cualquier día saliendo del colegio y la niña sigue insistiendo hasta que la mama concreta:”el jueves al salir del cole”, y la niña, ahora sí, satisfecha dice: “gracias mamá te quiero”.
No sé si a todos nos pasa igual pero mi "to-do" del outlook es como un saco de propuestas, deseos y voluntarismos sin fecha. Además con la facilidad que te da el Outlook de clicar la banderita y pasar automáticamente al to-do un mail que “… ahora no puedo pero quiero leerlo”, una propuesta que me miraré, una llamada que he de hacer o un artículo que quiero escribir, el resultado es que se va llenado de objetivos que de vez en cuando depuro pero que muchas veces necesito más de un scroll de pantalla para verlos todos.

La situación me recuerda los sistemas de planificación de cargas de máquinas en las plantas de producción. Hay sistemas de planificación con capacidad infinita o con capacidad finita. Los recursos son limitados así que planificar con capacidad infinita es absurdo e inútil en la práctica aunque es verdad que sirve para tener una idea de la carga total de una planta o de una sección sin entrar en sofisticados sistemas. Una buena planificación debe contar con la capacidad “finita” de nuestros recursos.
El to-do es una lista de cargas que no contempla la capacidad finita de un recurso fundamental: nuestro tiempo.

El magnífico y sencillo consejo que daba este artículo es tan fácil como que en vez de pasar al to-do todas estas cosas, se asignen directamente en la agenda.

Parece obvio pero no es ninguna tontería.

Va en la misma línea que asignar en la agenda tiempos o “reuniones” con nosotros mismos.

Cuando empiezas a incluir en la agenda , con día y hora concreto, todos estos to-do’s, ves que además de la citas , reuniones , viajes y tiempos de trabajo aparecen tiempos asignados para leer un artículo, enviar un mail o hacer una llamada…con la flexibilidad necesaria… pero aparecen y ocupan agenda. De esta forma te das cuenta de que tienes la agenda llena para no sé cuantas semanas y tomas consciencia de que no podemos leer todos los artículos, ni repasar todas las news letters, ni hacer voluntarismos apuntando al To-Do cualquier cosa que se nos ocurre y que no vamos a ser capaces de hacer.

Apuntando menos en el to-do y más en la agenda vamos a priorizar mejor y mejorar nuestra productividad... seguro!

Saludos