lunes, 26 de diciembre de 2011

MEJORAR LA EFICACIA MEJORANDO LA EFICIENCIA

Eficiente y eficaz
En realidad quería decir mejorar “nuestra” eficacia mejorando “nuestra” eficiencia, pero como título era demasiado largo y además sonaba a manual de autoayuda, que odio.
El tema es el siguiente:
No creéis que después de tanto Máster, buenas prácticas y buenos propósitos, incluso de exigirlo a nuestros colaboradores, somos muchos los que aun podemos mejorar de forma importante nuestra eficiencia?
… y que después de aplicar no sé cuantos sistemas de mejora continua en la producción y en los procesos, de implementarlo en nuestras empresas, incluso en las empresas de otros, en muchos casos, lo hemos hecho mucho menos en nosotros mismos?

Y que si mejoráramos nuestra eficiencia, automáticamente seríamos también mucho más eficaces?

Yo sí y me alegro de ser consciente de ello, porque como estamos en aquel momento de reflexión propio del fin de año, acabo de decidir que voy a ser mucho más eficiente en el 2012.
Y voy a hacer mis planes, porque si no lo hago todo esto va a quedar en propósito.

Como siempre… procedimiento:  OBJETIVO + PLAN DE ACCIÓN + PILOTAJE

Ahorraremos lo del pilotaje porque va a ser obvio, pero desde luego hay que trazar Objetivos y escribir un Plan de Acción.
En mi caso, los objetivos que me voy a marcar son dos:
   
1 - Poner orden (después veremos que significa “poner orden”) en todos los inputs que me “atacan” por todos lados y de los que yo soy el único culpable porque me apunto a todo, y estoy hablando como os imagináis de Twitters, Facebooks, Xings, Linkedins, mails entrantes en mis cuentas de correo (tengo cuatro), subscripciones a revistas on line (un montón) blocs interesantes, etc. 
2 - Ser más eficiente en el reparto de mi tiempo “profesional” dedicandome únicamente a las actividades provechosas y dejar de practicar, o practicar menos, algunas que me encantan pero solo sirven para mi autocomplacencia.
En 2012 sé que no podré permitírmelo. 

El primero me tiene que servir para disponer de más tiempo y el segundo para dedicarlo a tareas y actividades de calidad y dedicándoles un tiempo de calidad.

Y el Plan de Acción:
Para el primer objetivo:
TWITTER: dejar de seguir algunos plastas que colapsan la pantalla cada vez que me conecto y que toman un protagonismo desmedido aunque algunas veces pueda interesarme. Pero no me interesa tanto. Estos que twitean a todas horas no pueden tener tantas cosas interesantes que decir. 
FACEBOOK: Desmarcar la opción de recibir un mail a cada nueva intervención de alguien que comenta mis twits conectados  o comentarios fcbk y dejar de ser “amigo” de aquellos que cada día me invitan a un montón de cosas.
LINKEDIN: Desmarcar también la opción de recibir un mail a cada nueva respuesta o comentario a debates en los que me he interesado. (en el último mes he recibido más de 500 mensajes de un grupo sobre como describiríamos la situación de España en una sola palabra). No puedo permitirme dedicar mi atención a “todos” los temas salvo que expresamente me interese uno de ellos por el motivo que sea. También voy a seleccionar los grupos de los que soy miembro para reducirlos a aquellos que son verdaderamente interesantes para mí o a los que yo puedo aportar algo porque mi actividad enlaza con la misión y el interés de los miembros del mismo.
    MENSAJES DE CORREO : Mejorar las reglas de correo entrante de manera que en la bandeja de entrada solo queden los verdaderos mensajes de trabajo y enviar a una carpeta “a ver” todo el resto, de manera que sea yo quien mande y no tenga permanentes interferencias por mails que se meten hasta la cocina y requieren mi atención robándome un tiempo precioso.
    SUBSCRIPCIONES: Darme de baja de todas aquellas que me llegan y sistemáticamente no tengo tiempo de leer pero requieren mi atención por el IPHONE o en el despacho y que de forma automática borro o ignoro, quedándose en el estatus “no leído”.

Y para el segundo objetivo voy a establecer mi propio calendario semanal de actividades de forma que no voy a estar todo el tiempo asumiendo todos los roles propios de mis distintas responsabilidades. De hecho las responsabilidades no tienen calendario, pero si no pongo orden en esto la eficiencia baja enormemente porque es necesario dedicar tiempos de calidad a la reflexión y al trabajo estratégico, lo cual es imposible si nos distraen otras cosas.

Seguro que sabéis aquel chiste de dos vascos que van a buscar setas y uno encuentra un Rolex, se lo dice al amigo y este coge el Rolex y lo devuelve a la maleza…”!si venimos a buscar setas, venimos a buscar setas Patxi¡…”… pues, sin exagerar, pero algo así.

Estoy seguro de que todos somos capaces de hacer varias cosas a la vez pero también estoy profundamente convencido de que solo se consiguen resultados aplicando de vez en cuando un tiempo de calidad, sin distracciones, concentrándose en el problema y la solución, y poniendo toda nuestra capacidad al servicio de una única idea.
Vende mucho más lo contrario, porque es más vistoso y espectacular, pero no lleva a ningún lado.
Respecto las actividades autocomplacientes, tienen que ver mucho con delegar, ya que a los que nos encanta preparar muy bien las presentaciones en PWP o PREZI,  o liarnos en complicados EXCEL, nos lo pasamos bien haciéndolo pero debemos renunciar a este placer delegándolo en la medida de lo posible en nuestros colaboradores. Eso sí, de vez en cuando es necesario hacerlo porque es fácil descolgarte y convertirte en pocos años en un analfabeto funcional de todos estos programas y utilidades , cosa que yo, mientras aun me acuerde de lo que es una macro,  voy a intentar que no me pase.

Próspero y eficiente 2012

1 comentario:

  1. Si el amigo del Rolex fuera catalán...
    Buen post y chiste.
    Siguiendo pautas como las de Francesc, he reducido el "ruido" de mails de más de 100 a 15 y ahora pongo el móvil en "modo de vuelo" algunas horas al día. Dedico un rato a primera hora hábil a llamar y repartir tareas antes de que me persigan.
    Para los amantes de la eficiencia personal, ¡nunca autoayuda¡ recomiendo los 7 hábitos de Covey, en especial lo de "lo primero, primero", los cuatro cuadrantes de priorización, etc. Yo he leido el libro 3 veces y sigo aprendiendo...e intentando.
    FEliz '12. Lluis

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